Cérémonies Scrum : maintenir le cadre et engager les équipes dans la durée

Quelles sont les différentes cérémonies Scrum ?

Alors, officiellement dans le Scrum Guide, on appelle ça des “events” donc des “événements”. Mais, effectivement, en France on parle généralement de “cérémonies” ou de “rituels”.

On compte souvent 4 cérémonies mais, si on se base sur le Scrum Guide, il en existe 5.

Sprint : le tout premier événement

En effet, le tout premier événement, c’est le sprint. C’est celui qui encadre finalement tous les autres. On peut considérer que c’est le chapeau des événements. C’est une itération qui dure de 1 à 4 semaines et qui a pour objectif de répondre à l’objectif de sprint par la livraison d’un incrément fini. L’incrément correspond à des fonctionnalités utilisables et finies qui vont être ajoutées au produit et livrées aux utilisateurs.

Sprint Planning : le point d’entrée du sprint

C’est le point d’entrée du sprint. Le Sprint Planning a lieu à chaque début de sprint et dure généralement entre 1 et 4 heures. Il ne doit pas dépasser 2 heures  par semaine de sprint, soit un maximum de 8 heures.

L’objectif c’est de s’engager sur un incrément qu’on va livrer à la fin du sprint. Pour se faire, on réalise une phase de planification des tickets à embarquer lors du sprint. Ça dépend un petit peu, mais souvent des tickets, on appelle ça des stories. Et ces stories, on va s'engager sur un certain nombre de points qui correspondent à notre vélocité moyenne et qui répondent à un objectif de sprint. Ce qu’on appelle dans le Scrum Guide, le Sprint Goal. Et donc le sprint planning a également pour but de définir en équipe cet objectif. 

Dans cette réunion, on retrouvera tous les membres de la Scrum Team. Donc les Développeurs, le Product Owner et le Scrum Master. Toute l’équipe est rassemblée pour s’engager sur le Sprint Goal.

Daily Scrum : troisième cérémonie agile

Ensuite, tous les jours, on va retrouver la troisième cérémonie agile, à savoir le Daily Scrum. C’est une cérémonie qui, dans la théorie, doit avoir lieu toujours au même endroit et à la même heure pour faciliter son exécution. Elle dure 15 minutes maximum. 

On peut aussi appeler ça le stand-up meeting parce qu’avant le covid et l’avènement du télétravail, on était tous au bureau 5 jours sur 5 donc on faisait ça debout devant le tableau de suivi de sprint. Aujourd’hui c’est plutôt un rituel qui se fait à distance via des outils comme JIRA. 

L’objectif du Daily Scrum c’est d’identifier les blocages : 

• Qu’est-ce qui a été fait hier pour répondre à l’objectif de sprint ?
• Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui pour répondre à l’objectif de sprint ?
• Est-ce qu’il existe des blocages qui m’empêchent de répondre à l’objectif de sprint ?

C’est une cérémonie qui est destinée aux développeurs pour qu’ils puissent travailler ensemble sans être bloqués et donc délivrer des résultats. Les parties prenantes censées être présentes lors de ce Daily Scrum, ce sont les développeurs. Dans la pratique, le Product Owner et le Scrum Master sont également présents mais leur présence n’est pas obligatoire.

Sprint Review : 1ère cérémonie à la fin du sprint

Les événements présentés précédemment sont ceux qui ont lieu avant ou pendant le sprint. A la fin du sprint, nous avons 2 cérémonies dont la première est le Sprint Review. 

D’après le Scrum Guide, un Sprint Review ne doit pas durer plus de 4h pour des sprints courant sur une période d’un mois. Pour des sprints plus courts, elle dure en général moins longtemps, souvent 1h.

L’objectif de ce Sprint Review est d’inspecter et d’adapter l’incrément. On va regarder ce qui a été produit par l’équipe pendant le sprint. Cela peut prendre la forme de documents, de démonstration du produit sur lequel on a travaillé. On va pouvoir échanger avec les utilisateurs et les parties prenantes sur ce qui a été livré et sur leurs attentes futures. On va ainsi adapter la roadmap et le backlog aux tâches prioritaires énoncées par l’user.

Lors de cette cérémonie agile sont présents toutes la Scrum Team et toutes les parties prenantes souhaitant être présentes. Comme notamment, les Développeurs ou encore le Product Owner, Product Manager. C’est le moment où l’équipe va présenter le travail effectué et être transparente avec les stakeholders. Cela peut être les clients, le métier, etc. C’est la réunion où il y a le plus de monde finalement.

Sprint Rétro : 2ème cérémonie à la fin du sprint

Après le Sprint Review, on enchaîne avec la Sprint Rétro ou Rétrospective. Lors de cette cérémonie, on inspecte et on adapte le travail réalisé par la Scrum Team. Il y a donc uniquement les membres de la Scrum Team qui sont présents. L’idée c’est d’échanger sur notre méthode de travail, sur les réussites, les échecs et de l’adapter pour le prochain sprint. On est dans une démarche d’amélioration continue du projet et de nos processus.

On est dans un état d’esprit lors de ces réunions où on parle en tant que membre de l’équipe et pas du tout en tant que rôles et missions réalisés lors du sprint. On ne montre personne du doigt. On parle au nom de l’équipe. L'objectif de la rétro est donc de choisir des actions d'amélioration et de les prioriser afin d'adapter au plus vite le travail. 

La rétro est également la conclusion du sprint. Un nouveau sprint est immédiatement débuté suite à celle-ci.

Et ces cérémonies agiles, vous les réalisez systématiquement ?

Alors, personnellement oui. On peut considérer que ça fait beaucoup d’heures de réunion mais celles-ci permettent tellement de faciliter notre processus de travail que globalement on en ressort gagnant.

Actuellement dans ma mission, je suis sur un sprint de 2 semaines. On a 1h de Sprint Planning, 15 minutes par jour de Daily, 1h-1h30 de Sprint Review et 1h de Rétrospective. Pour tenir ces temps de réunion et notamment celui du Sprint Planning qui est la réunion la plus longue, on a ajouté une cérémonie. La cérémonie du Backlog Refinement ou Grooming. 

On a ajouté cette cérémonie agile pour éviter que le Sprint Planning ne dure trop longtemps. Lors de cet événement, on présente le travail à faire pour le prochain sprint et l'estimation des tickets, via un Poker Planning, pour la réunion de Sprint Planning. Ce rituel permet aussi de répondre aux éventuelles questions, de pouvoir creuser des sujets et d’adapter le besoin avant de commencer à travailler dessus.

Je pense que la plupart des équipes agiles ajoutent cette cérémonie dans leur projet. En tout cas, personnellement, sur toutes mes missions, nous avons ajouté le Backlog Refinement pour mieux préparer le Sprint Planning.

Quelles sont tes astuces pour maintenir le cadre Scrum dans la durée ?

Le plus important ce sont les coéquipiers, certes on se base sur des process des outils des frameworks, des "bonnes pratiques", mais pour construire un cadre qui tienne, il faut une équipe convaincue et autonome. 

Alors souvent on arrive pas au moment de la construction de l’équipe, donc ça va un petit peu dépendre de ce qui a été instauré auparavant. Si on arrive sur une équipe en cours, il faut observer, écouter et faire des rappels des bonnes pratiques et éléments de Scrum. 

On peut également revoir régulièrement la Definition of Ready et la Definition of Done. Ce sont des artefacts Scrum qui permettent de donner une définition claire de ce qui doit être fait pour qu’un ticket soit considéré comme prêt (Definiton of Ready) ou qu’il soit considéré comme terminé et donc livrable (Definition of Done). L’intérêt de les revoir régulièrement c’est de pouvoir challenger leurs définitions avec les équipes et implicitement de rappeler à quoi ils servent et pourquoi ils sont importants.

Ce que je dis toujours c’est que le Scrum Master ne doit pas faire partie des éléments indispensables de l’équipe. Il doit transmettre les responsabilités du cadre agile Scrum et s’effacer au bon moment. Il faut que l’équipe soit autonome. Il revient faire des rappels de temps en temps et lorsque c’est nécessaire. 

Sur mes missions j'essaie au maximum de comprendre et de m'adapter à l'équipe, j'évite d'appliquer du "Scrum by the book" en préférant laisser l'équipe adapter son fonctionnement selon ses besoins.

As-tu déjà fait face à des personnes qui font de la résistance aux cérémonies Scrum ?

Oui, ça m'est déjà arrivé. Souvent la rétro est remise en question ou le daily, j'ai eu plusieurs cas de figures cela dépend vraiment du contexte et de l'équipe. Certains ne viennent carrément pas, d'autres viennent mais ne participent pas.

Et bien, quand on fait face à des personnes comme ça, la première chose que j’essaye de faire, c’est d'estimer cette résistance et comprendre sa provenance. Ensuite c’est de rappeler ce qu'on fait et pourquoi on le fait, on essaie de montrer à l'équipe qu'il y a un besoin de telle ou telle cérémonie. Souvent l'équipe va comprendre le besoin lorsqu'elle sera confronté à un problème qui aurait pu être résolu par celle-ci. Dans un second temps, il faut rappeler à quoi ça sert Scrum, sur quelles valeurs c’est construit et pourquoi on le fait. Dans le cas d’une personne récalcitrante, on fait face à 2 cas de figures :

• Soit les autres l’écoute et ça va ralentir l’équipe
• Soit l’équipe va réussir à onboarder cette personne avec elle

Généralement, c’est plutôt le deuxième cas de figure donc ça se passe bien.

Le plus compliqué, c’est quand il y a toute une équipe réticente. Parfois, en réexpliquant le cadre Scrum, son intérêt, ses valeurs, ses rôles, en formant l’équipe, on peut réussir à les faire gagner en maturité. Mais il est aussi possible d’avoir en face de soi une équipe qui n’a pas envie. Et dans ce cas précis, il faut la laisser tranquille, parce que si elle fonctionne bien dans son organisation actuelle, il n’y a pas besoin de les convaincre de faire autrement. Au lieu de travailler sur les cérémonies et le cadre “strict” de Scrum, on va plutôt travailler sur la communication, la transparence et les valeurs. 

On va transmettre les valeurs agiles à cette équipe pour qu’elle arrive à fonctionner avec d’autres équipes agiles.

Quelles sont tes bonnes pratiques pour des réunions efficaces ?

Pour que les cérémonies se passent bien et qu’elles ne durent pas trop longtemps, cela demande de la préparation. Il faut mettre en place un cadre clair pour éviter le désengagement des équipes.

Voici mes astuces :

Comment gères-tu les cérémonies scrum avec une équipe à distance ?

C’est une question que je me suis beaucoup posée au tout début de la crise covid-19. J’avais une équipe qui était full-time au bureau et les premières semaines, en passant tous à distance, on a perdu 60% de productivité. C’est clairement colossal. 

Avec le temps, on s’est adaptés, on s’est équipés des bons outils et le travail à distance n’est plus du tout une problématique aujourd’hui. Après il y a quelques règles à respecter pour que le travail à distance se passe bien. 

La première règle, c’est d’activer, autant que possible, sa caméra. Sans caméra on a vraiment l’impression de parler à un mur, on n’arrive pas à voir si les personnes sont attentives, si elles suivent les rituels. Ensuite, deuxième règle, il faut désactiver systématiquement son micro lorsque l’on n’interagit pas dans la réunion. 

Globalement, c’est rappeler les bonnes pratiques assez régulièrement. Puis comme dans toutes cérémonies, il faut qu’elle soit interactive, que les personnes présentes au rituel Scrum soient impliquées. Et c’est valable en présentiel et encore plus à distance !

Je pense honnêtement que le plus compliqué à gérer c’est lorsqu’on fait des cérémonies en “hybride”. Avec des personnes en présentiel et distanciel, là, les choses se compliquent. Souvent les personnes à distance sont pénalisées pour prendre la parole et interagir lors de la réunion.

Conclusion : Faire revenir les collaborateurs au bureau, le nouveau challenge du Scrum Master

Ces dernières années, on a appris, on a su s’adapter et trouver un fonctionnement quasi optimal pour maintenir le cadre Scrum, même à distance. En tant que Scrum Master, je pense que notre difficulté principale aujourd’hui, c’est de faire revenir les collaborateurs au bureau pour certains rituels importants.

Je trouve qu’un peu de présentiel, même ponctuel, est important pour maintenir le cadre, la communication et la cohésion dans l’équipe. Faire une Rétrospective en présentiel ou à distance, on se rend compte que ce n’est pas le même impact. Les membres de l’équipe interagissent plus lorsqu’ils sont ensemble physiquement.

Le challenge c’est vraiment de faire revenir les gens, en même temps, en présentiel de temps en temps.

Julien De Bandt
Scrum Master
@Eleven Labs